Rà soát quyền chia sẻ file Google Drive, SharePoint định kỳ

Một hợp đồng được chia sẻ "cho ai có link" để gửi nhanh cho đối tác, rồi quên không tắt lại. Một thư mục kế toán được chia sẻ với người đã nghỉ việc hai năm trước. File chia sẻ không tự nguy hiểm ngay, nhưng cứ tích tụ dần — đến lúc nhìn lại, công ty nhỏ nào cũng có vài chục file đang mở hơn mức cần thiết.

Vì sao dễ bị bỏ quên

Chia sẻ "cho ai có link xem được" là lựa chọn nhanh nhất khi đang vội, nhưng link có thể bị chuyển tiếp hoặc lọt ra ngoài mà không ai biết.
Khi một người nghỉ việc, quyền truy cập tài khoản email thường được thu hồi, nhưng quyền chia sẻ riêng lẻ trên từng file, từng thư mục mà họ từng được mời vào thì ít ai nhớ rà lại.
File chia sẻ ra ngoài công ty (đối tác, khách hàng, kế toán thuê ngoài) không có hạn, không có ai nhắc dừng khi hợp tác đã kết thúc.

Cách rà soát trên Google Drive

Chủ tài khoản vào drive.google.com, chọn mục "Dùng chung với tôi" và lọc riêng từng thư mục quan trọng để xem ai đang có quyền.
Với Google Workspace, quản trị viên vào Admin Console → Apps → Google Workspace → Drive and Docs → Sharing settings để xem và giới hạn việc chia sẻ ra ngoài domain ở cấp toàn công ty.
Báo cáo "Chia sẻ ngoài tổ chức" (External sharing) trong Admin Console cho biết tổng quan file nào đang mở ra bên ngoài — ưu tiên rà các thư mục tài chính, hợp đồng, dữ liệu khách hàng trước.

Cách rà soát trên SharePoint / OneDrive (Microsoft 365)

Microsoft 365 admin center → SharePoint admin center → Sites, chọn site quan trọng để xem danh sách người và liên kết chia sẻ đang hoạt động.
Mục "Sharing" trong SharePoint admin center cho phép xem và thu hẹp phạm vi chia sẻ ngoài tổ chức ở cấp toàn công ty, tương tự Google Workspace.
Với OneDrive cá nhân của từng nhân viên, chủ tài khoản có thể tự vào mục "Được chia sẻ" để kiểm tra, nhưng công ty nên có buổi rà soát chung định kỳ thay vì chờ từng người tự làm.

Ưu tiên khi không có nhiều thời gian

Không cần rà hết mọi file. Ưu tiên ba nhóm: thư mục tài chính/kế toán, dữ liệu khách hàng, và file từng chia sẻ với người đã nghỉ việc hoặc đối tác đã kết thúc hợp đồng. Thu hẹp "cho ai có link" thành "chỉ người được mời" ở những thư mục này trước, phần còn lại rà dần theo checklist cuối quý.

Việc này nên làm cùng lúc với bước thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc, vì quyền chia sẻ file riêng lẻ chính là phần hay bị bỏ sót nhất trong quy trình đó.

Công cụ giúp phát hiện tài khoản nghỉ việc còn active và các điểm cần rà soát khác. Dùng thử miễn phí ngay trong trình duyệt, không gửi dữ liệu ra ngoài.