← Blog

Quy trình thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc

Nhân viên nghỉ việc mà tài khoản vẫn mở là kẽ hở phổ biến nhất ở công ty nhỏ. Không cần hệ thống phức tạp, chỉ cần một danh sách làm theo thứ tự và có người chịu trách nhiệm tích từng ô.

Trước ngày nghỉ

• Xác định người nhận bàn giao email, tài liệu và các khách hàng đang phụ trách.
• Liệt kê mọi hệ thống nhân viên đang dùng: email, ổ đĩa chung, phần mềm kế toán, mạng xã hội của công ty, công cụ quản lý công việc.

Ngày cuối

1. Đổi mật khẩu hoặc tạm khóa tài khoản email công ty và đăng xuất mọi phiên đang mở.
2. Chuyển quyền sở hữu tài liệu và thư mục chung sang người nhận bàn giao trước khi xóa tài khoản.
3. Gỡ khỏi các nhóm, kênh chat, phần mềm có tài khoản riêng.
4. Đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung mà người đó từng biết.
5. Thu hồi thiết bị, thẻ ra vào, khóa vật lý và xóa dữ liệu công ty trên điện thoại cá nhân nếu có thỏa thuận.
6. Bật chuyển tiếp email tạm thời cho người nhận bàn giao, đặt thời hạn rồi tắt.

Sau đó

Sau 30 đến 90 ngày, nếu không còn cần thì xóa hẳn tài khoản để khỏi tốn bản quyền và bớt rủi ro. Mỗi quý, đối chiếu danh sách tài khoản với danh sách nhân sự thực tế để tìm tài khoản mồ côi.

Công cụ có sẵn mục nhân viên vào và nghỉ việc, in được danh sách việc cần làm. Dùng thử miễn phí ngay trong trình duyệt, không gửi dữ liệu ra ngoài.