Checklist an ninh tài khoản công ty nhỏ trong 15 phút
Không cần cài phần mềm, không cần chuyên gia IT. Dành cho chủ công ty hoặc người kiêm nhiệm IT muốn biết ngay tình trạng an ninh cơ bản.
1. Xác thực hai bước (MFA)
- Tài khoản quản trị (admin) đã bật MFA chưa? Đây là tài khoản quan trọng nhất, kiểm trước.
- Bao nhiêu phần trăm nhân viên đã bật MFA? Dưới 80% là mức cần cải thiện ngay.
2. Tài khoản đã nghỉ việc
- Lọc danh sách nhân viên nghỉ việc trong 6 tháng qua, đối chiếu xem tài khoản email đã bị khóa chưa.
- Kiểm tra quyền truy cập các hệ thống khác (Drive, phần mềm kế toán, CRM) của người đã nghỉ.
3. Đăng nhập bất thường
- Google Workspace: Admin Console → Reports → Security → tìm đăng nhập từ vị trí lạ hoặc nhiều lần thất bại liên tiếp.
- Microsoft 365: Microsoft 365 admin center → Security → Sign-in logs, lọc theo "Risky sign-ins".
4. Mật khẩu dùng chung
- Có tài khoản nào (email chung, mạng xã hội công ty, phần mềm kế toán) dùng chung một mật khẩu cho nhiều người không? Nếu có, đổi mật khẩu khi có người nghỉ việc hoặc đổi vị trí.
5. Chuyển tiếp email tự động
- Kiểm tra quy tắc chuyển tiếp (forwarding rules) trên hộp thư của ban giám đốc và kế toán — đây là nơi kẻ xấu thường âm thầm đặt để lấy dữ liệu lâu dài sau khi chiếm được tài khoản.
6. Thiết bị đã mất hoặc không dùng
- Danh sách thiết bị (laptop, điện thoại công ty) có đang đăng nhập tài khoản công ty mà đã thất lạc hoặc nhân viên đã nghỉ việc không thu hồi không?
Làm xong 6 mục mà thấy nhiều việc tồn đọng? Thả file CSV xuất từ Google/Microsoft vào công cụ để có báo cáo chi tiết và điểm số, hoặc dùng quy trình nhân viên vào/nghỉ để không lặp lại lỗ hổng này.